خبرنامه چیست؟

ابزاري براي اطلاع رساني به مخاطبان خاص با علايق مشترك درباره رويدادها، گزارش ها يا اخبار مرتبط با يك موضوع يا حوزه سازماني است. يك نشريه داخلي، بولتن سازماني، مجله دوره اي يا حتي يك اطلاعيه خبري در سازمان، خبرنامه به شمار مي رود.
از زمان رواج نشر روميزي در دهه ١٩٨٠ تاكنون هزاران نوع خبرنامه تهيه و چاپ شده است. با ظهور اينترنت، نوع جديدي از خبرنامه ها با عنوان خبرنامه الكترونيك ایجاد شد. اين خبرنامه ها به دليل رايگان بودن، يكي از امكانات جذاب وب سايت هاي سازمان ها و شركت هاست و باعث تعامل بين روابط عمومي با مخاطبان و مشتريان مي شود. براي كارآيي و تاثيرگذاري خبرنامه ها، روش هاي متفاوتي وجود دارد و از فناوري هاي مختلف استفاده مي شود. در ادامه گزارش تكنيك هاي طراحي و ارسال خبرنامه الكترونيك تشريح و نرم افزارهاي موجود در اين زمينه معرفي شده است.
از ديگر محورهاي اين گزارش می توان به فرآيند توليد و ارسال خبرنامه الكترونيك، نقش خبرنامه الكترونيك در كمك به بازاريابي الكترونيك، نقش خبرنامه الكترونيك در جذب مخاطبان و مشتريان، نحوه توليد و انتشار خبرنامه الكترونيك، اشاره کرد.

انواع خبرنامه به لحاظ محتوا

وجود يك منبع ارتباطي و اطلاع رساني در نهاد روابط عمومي و ايجاد بستر مناسب در قالب به كارگيري ابزار صحيح به نام خبرنامه، در واقع يك نياز و ضرورت در مديريت محسوب مي شود. البته آن چه در برقراري ارتباط و اطلاع رساني مهم و اساسي تلقي مي شود، وجود يك رابطه منطقي بين شكل و محتواست و اگر صرفا خبرنامه به عنوان يك ابزار ارتباط جمعي در امر آموزش، آگاه سازي، شفاف سازي و ارتقا بخشي دانسته ها و اطلاعات نتواند به درستي نقش خود را ايفا كند، اين امر موجب اتلاف وقت و هدر رفتن سرمايه خواهد شد.

خبرنامه ها به لحاظ محتوايي مي تواند شامل اين موارد باشد:

١ -خبرنامه يا گزارش هاي كاري كه به عنوان ابزار ارتباط داخلي يك سازمان، اطلاعات مربوط به اعضاي سازمان را منتشر مي كند.

٢ – نشريه يك سازمان غير انتفاعي يا سياسي كه خوانندگان خود را به يك اقدام خاص ترغيب مي كند .

٣ – نشريه اي كه به عنوان ابزار تبليغاتي روابط عمومي يك سازمان تهيه مي شود .

٤ – خبرنامه اي كه مبتني بر مقاله است و اطلاعاتي را درباره يك موضوع خاص به گروهي از مخاطبان ارائه مي دهد.

٥ – خبرنامه اي كه حاوي دعوت نامه براي اشخاص يا خبرنگاران براي حضور در يك نشست يا همايش است.

گام هاي اساسي در نوشتن خبرنامه

اگر بتوانيد يك نامه يا يادداشت براي شخصي بنويسيد، مي توانيد خبرنامه هم بنويسيد. حتي از اين هم ساده تر است. اگر بتوانيد با كلام، مقصود خود را برسانيد، مي توانيد خبرنامه خود را تهيه كنيد. بايد مطمئن باشيد كه مطالب ارزشمندي را در خبرنامه خود قرار مي دهيد. بنابراين تحقيق و بررسي كنيد و براي به دست آوردن محتواي خبرنامه وقت بگذاريد. اگر مطالب همه شماره ها غني باشد، مشتركان كم كم به خبرنامه شما اعتماد مي كنند.

تهيه يك الگو براي خبرنامه

هر نشريه اي بخش هاي ثابتي دارد كه در هر شماره ارائه مي شود. بخش هاي ثابت خبرنامه ها شامل سرعنوان و نام، نوع حروفچيني، سرصفحه و فهرست مطالب، شماره پياپي، تاريخ، سرستون ها، لگوها، كليشه ها و شناسنامه خبرنامه است. معمولا در نشر روميزي، نخست يك الگوي كامل از نشريه را در رايانه تعريف مي كنند تا بدين ترتيب صفحه آرايي شماره هاي بعدي راحت تر باشد.
اين الگو ساختار و كاركرد بولتن را مشخص مي كند. هرگاه الگو را در اختيار داشته باشيد، به آساني مي توانيد نسخه هاي مشابهي از آن تهيه كنيد.

خبرنامه الكترونيك

خبرنامه الكترونيك همان خبرنامه معمولي است كه از طريق ابزار و فناوري هاي الكترونيكي و اينترنتي طراحي، توليد و ارسال مي شود. تمام خبرنامه هاي الكترونيك داراي اين ويژگي ها است:

١ – دريافت خبرنامه ها از طريق پست الكترونيكي افراد صورت مي گيرد.

٢- فرستنده محتوايي را آماده مي كند و آن را در قالب از پيش تعيين شده اي براي گروه بزرگي از افراد، شركت ها يا سازمان ها ارسال مي كند.

٣- براي ارسال خبرنامه يا از پست الكترونيك فرستنده يا از سيستم نرم افزاري وب سايت او استفاده مي شود.

ملاحظات و ضرورت هاي راه اندازي خبرنامه الكترونيك

خبرنامه الكترونيك باعث ارتباط طولاني مدت با مشتري و ايجاد حس وفاداري او به سازمان يا شركت خواهد شد. هر خبرنامه، قبل از هر چيز ارتباط سازمان با مشتري را محكم تر مي كند. هزينه به دست آوردن مشتري جديد ٥ برابر هزينه نگه داشتن مشتريان سابق است.
خبرنامه الكترونيك، تلاش هاي شركت ها را در امر تجارت قوت مي بخشد. وجود خبرنامه نه تنها منافاتي با داشتن وب سايت، تبليغات يا مسائل ديگر تجاري ندارد، بلكه باعث تقويت آن ها مي شود. خبرنامه با ايجاد پالس هاي منظم در واقع مانند قلب تجارت شركت عمل و ديگر تلاش ها را به يكديگر متصل کرده و نتايجي سريع و قابل محاسبه دارد متوليان تبليغات و سرمايه گذاران در اين زمينه همگي به دنبال معيارهايي هستند كه بتوانند تاثيرات تبليغات خود را محاسبه كنند. اما تکنیک هاي اينترنتي كاملا قابل پي گيري است. به طور مثال: بعد از ارسال هر خبرنامه، مي توان به آساني تعداد اشخاصي كه خبرنامه را باز كرده اند يا نام اشخاصي كه روي لينك خاصي كليك كرده اند، بررسي كرد. در واقع معيارهاي اينترنتي در هر لحظه قابل محاسبه است.

تبديل خبرنامه چاپي به الكترونيك

خبرنامه هاي موجود چاپي سازمان را مي توان در سريع ترين زمان ممكن به نسخه الكترونيك تبديل و آن را به سرعت به ده ها هزار نفر در سراسر جهان ارسال كرد.مهم ترين منفعتي كه در تبديل نشريات چاپي به نسخه الكترونيكي وجود دارد، صرفه جويي در زمان و هزينه چاپ و ارسال آن مي باشد.

مزيت هاي خبرنامه الكترونيك

از مزيت هاي خبرنامه هاي الكترونيك اين است كه به حفظ محيط زيست كمك خواهد كرد و استفاده از كاغذ را تا حد بسيار زيادي كاهش خواهد داد. از ديگر مواردي كه جزو مهم ترين مزاياي مجلات الكترونيك است مي توان به اطلاع رساني لحظه اي، دسترسي سريع به اطلاعات، كاهش حجم نامه هاي اداري و بايگاني، پايين آوردن هزينه ها (چاپ و انتشار، برگزاري نمايشگاه) و همچنين فراگير و فرامرز بودن آن اشاره كرد.

بازاريابي الكترونيك

ارتباط مستمر با مخاطبان، بازديدكنندگان و مشتريان بالقوه يا اعضاي يك گروه يا انجمن و نيز اعضاي يك سايت اينترنتي، با استفاده از امكانات و تسهيلات و خدمات مبتني بر اينترنت يك نوع بازاريابي اينترنتي به شمار مي رود.
بازديدكنندگان و مخاطبان سايت هاي اينترنتي، هر روز با سايت هاي متعدد و بسياري در حال تعامل هستند و يا تنها از آن ها بازديد مي كنند؛ به همين لحاظ، از آنجا كه به دنبال جست وجوي اطلاعات موثق و مفيد هستند و از سوي ديگر در كارشان« عجله» دارند، فراموش كردن محتوا و آدرس (URL) سايت ها و در عين حال مراجعه نكردن در دفعات بعدي به آن ها امري طبيعي است.

ارتباط تعاملي خبرنامه هاي الكترونيك با وب سايت سازماني

چگونه مي توان كاري كرد كه بازديد كنندگان سايت بار ديگر به آن سايت بازگردند؟ پاسخ اين است: خبرنامه هاي الكترونيك براي ارتباط دائمي با مخاطبان بالقوه يا بالفعل سايت، طراحي و پياده سازي، ارسال و مديريت مي شوند. خبرنامه هاي الكترونيكي به عنوان يكي از پرطرفدارترين، قوي ترين و سودمندترين ابزارهاي بازاريابي از طريق اينترنت شناخته مي شود و بسياري از شركت ها و موسسه هاي بزرگ خارجي از آن به خوبي استفاده مي كنند و بسياري از كاربران اينترنتي نيز از دريافت آنها خشنودند.نامه هاي الكترونيك در سريع ترين زمان ممكن اطلاعات سازماني را به دست مخاطبان مي رساند.

فايده خبرنامه الكترونيك چيست؟

كمترين فايده آن اين است كه مخاطب قدرت انتخاب در نوع اطلاعات دريافتي را دارد. يعني اين مخاطب است كه به ميل خود در يك خبرنامه عضو مي شود و اطلاعات دريافت مي كند. اين اطلاعات در صندوق پستي او وارد مي شود و سر فرصت آن ها را مطالعه خواهد كرد.

چگونه خبرنامه الكترونيك توليد و منتشر كنيم؟

بحث طراحي، تهيه و تنظيم، ارسال و مديريت «خبرنامه هاي الكترونيكي» ريزه كاري ها و نكات فني زيادي دارد و در مورد آن بايد از همان ابتدا با دانش و آگاهي كافي، گام هاي عملي برداشت. سيستم ارسال خبرنامه در CMS و كنترل پانل هاستينگ بسياري از وب سايت هاي جديد وجود دارد. در غير اين صورت برنامه نرم افزاري آن بايد نوشته و به عنوان يك تكه كد جديد به قالب سايت سازماني اضافه شود. براي توليد يك خبرنامه الكترونيك بسته به موضوع و قالب آن، مي توان از نرم افزارهاي فتوشاپ، كورل، فلش، دايركتور يا حتي مجموعه هاي آفيس و آدوب استفاده كرد. راه ديگر، توليد خبرنامه در قالب نشريه الكترونيك و ارسال آن به صورت دوره اي به مخاطبان است. اين امر مي تواند از طريق ايميل يا سيستم ارسال خبرنامه سرور وب سايت سازمان انجام شود.
توليد خبرنامه در قالب اطلاعيه خبري نيز از ديگر روش هاي مرسوم است. همچنين امكان توليد خبرنامه در قالب لينك به مطالب سايت و توليد خبرنامه به شكل كارهاي گرافيكي با نرم افزار هاي مختلف ميسراست.

فرآيندهاي توليد و ارسال خبرنامه الكترونيك

٣بخش اصلي در فرآيند توليد و ارسال خبرنامه وجود دارد:

١-محتوا:

شامل محتواي درون خبرنامه است و مي تواند حاوي خبر، مقاله، لينك، عكس، نشريه، دعوت نامه، اطلاعيه يا هر محتواي ديگر باشد.

٢- قالب:

خبرنامه مانند مجلات و نشريات ديگر بايد ظاهر يكساني داشته باشد. ويژگي هايي مانند فونت، عكس هاي گرافيكي، بخش بندي، تيترها، لينك ها و طبقه بندي مطالب نبايد در نسخه هاي مختلف تغيير زيادي كند.

٣ – مديريت ارسال:

هنگامي كه بخش هاي محتوا و قالب خبرنامه ايجاد شد، خبرنامه بايد براي مشتركان يا مشتريان يا گروهي از افراد كه اسامي آن ها در فهرست از پيش تعيين شده اي قرار دارد، ارسال شود.
براي برقراري ارتباط موثر با مخاطبان و مشتريان، وجود سيستم خبرنامه الكترونيك در بخش روابط عمومي يك سايت يا وبلاگ بسيار ضروري است؛ اين بخش در سيستم مووبل تايپ (يكي از نرم افزارهاي پركاربرد متن باز محبوب ايرانيان) نيز پيش بيني و قرار داده شده است.

عوامل موفقيت خبرنامه هاي الكترونيك

وب سايت به تنهايي نمي تواند بازديدكنندگان را به مشتري تبديل كند. بيشتر ملاقات كنندگان سايت به راحتي از كنار آن مي گذرند و بدون آن كه با شما تماس بگيرند، از آن خارج مي شوند و شما يك مشتري را از دست مي دهيد. خبرنامه در واقع وسيله اي است كه براي شما اعتبار و اعتماد جلب مي كند و از همه مهم تر شما را هميشه در ذهن آنها نگه مي دارد.راهكارهاي زير از اساسي ترين عوامل موفقيت خبرنامه هاست:سعي كنيد در صدر ذهن آن ها باشيد. سعي كنيد مطالب مناسب و مورد علاقه آن ها باشد. با لحني صميمانه و خودماني با آن ها صحبت كنيد. خلاصه بگوييد؛ جذاب و متفاوت باشيد. روي خوانندگان تمركز كنيد. يك نمونه از خبرنامه در اختيار خواننده بگذاريد. محتواي تبليغاتي را محدود كنيد. زمان بندي را رعايت كنيد.