اصول مدیریت و اشتباهات مدیران

اصول مدیریت و اشتباهات مدیران

تحقیقات نشان می دهند وجود تفاوت زیاد میان رضایت کارکنان و ارزیابی مدیریت از آن، تقریباً در تمامی سازمانها دیده می شود، آنها را به اشتباه می اندازند و در نهایت برای آنها گران تمام می شود. چگونه ممکن است که یک کارمند از شرایط کاری خود ناراضی باشد اما مدیریت فکر کند که همه چیز خوب است؟ رفع ۵ اشتباه بزرگ موجب می شود که میزان تغییر و تحول پرسنل کاهش یابد و روحیه، بهره وری و انگیزه آنها بیشتر شود. ایجاد تغییرات جزئی در شیوه ارتباط مدیریت با پرسنل موجب می شود که کارمندان با علاقه و توجه بیشتری در سر کار خود حاضر شوند.

اشتباه اول: قابل قبول نبودن

تمامی مدیران اجرایی ادعا می کنند که برای زیردستان خود ارزش قائلند، اما آیا کارمندان با این نظر موافقند؟ برنامه های تقدیر و تشکر، مشوق ها و پاداشها در اکثر شرکتها وجود دارند اما غالباً افرادی که از این مزایا برخوردار می شوند آنها را به عنوان “عوامل گول زننده” تلقی می کنند، چرا؟ در واقع مرز باریکی میان درک سپاسگزاری واقعی و احساس اینکه “آنها فقط یک استخوان پرت کرده اند” وجود دارد.

متأسفانه با کاهش تعداد پرسنل، حجم کاری افراد بیشتر می شود و از این رو تلاش مدیریت برای تقدیر از آنها عملی تلقی می گردد که او از سر اجبار و نه از روی علاقه انجام می دهد. اگر یک مدیر از مزایای واقعی تقدیر و تشکر آگاه شود و در نتیجه به آنها رنگ واقعیت بپوشاند، آنگاه تعاملات او با پرسنل صادقانه جلوه می کند و بدین سان سپاسگزاری به عنوان اهرمی دیده نمی شود که شرکت از آن سود می برد و کارمندان، احساس “یک تکه گوشت” نسبت به آن دارند.

اشتباه دوم: سازماندهی نداشتن

برنامه هایی که برای تقدیر و تشکر از پرسنل تدارک دیده می شود، در اکثر مواقع ارتباطی به این مسائل ندارد. هر برنامه دارای پشتیبان، زمان و مکان خاص خود است و راهی برای پرسنل و مدیران وجود ندارد که این مسئله را ابراز کنند. از سویی دیگر اکثر مدیران نمی دانند که چگونه باید از این برنامه ها استفاده کرده و آنها را سازماندهی نمایند، بنابراین کارآیی و اثربخشی برنامه ها کاهش می یابد.

اگر تمام فرآیندهای مرتبط با پرسنل از قبیل ارتباطات، آموزش، عملکرد و برنامه های تقدیر و تشکر به صورت یک سیستم سازماندهی شوند، آنگاه نتایج مطلوب پدیدار می گردند و مدیریت می تواند هزینه ها را شناخته و کنترل کند، نتایج را مدیریت کرده و ارزیابی کند و بیشترین سود را از سرمایه گذاری خود بر روی پرسنل بدست آورد.

اشتباه سوم: استفاده نکردن از یک استراتژی

سیستم سازماندهی شده بسیار مفید است، اما پایداری آن مستلزم یک استراتژی است که بر مبنای ارزشها و اهداف محوری شرکت ایجاد می شود. برنامه ریزی استراتژیک به کارمندان امکان می دهد که موقعیت خود را در سیستم درک کرده و بدانند که عملکرد آنها به چه میزان بر عملکرد سازمان تأثیر مستقیم دارد.

اگر پرسنل درک کنند که همه در یک تیم فعالیت می کنند و به سوی یک هدف گام برمی دارند، آنگاه “سینرژی” پدید می آید. در این زمان، آثار قدردانی مدیریت از کل تیم، بسیار بیشتر از مجموع آثار قدردانی او از تک تک افراد خواهد بود.

اشتباه چهارم: حمایت نشدن از طرف مدیریت ارشد

اگر یک مدیر اشتباهات فوق الذکر را رفع کند اما از حمایت مستمر و صادقانه مدیران ارشد خود برخوردار نشود، تلاشهای او در این زمینه شکست خواهند خورد. شرکتها می توانند یک فیلم ویدئویی تهیه کنند و یک یا چند تن از مدیران ارشد اجرایی در آن فیلم نشان دهند که همچنان به اهداف سازمان علاقه و تعهد دارند. کارمندان علائم بی توجهی و عدم صداقت شرکت را به سرعت متوجه می شوند.

اشتباه پنجم: پیگری نکردن و تداوم نداشتن

صرف نظر از آنکه یک برنامه چقدر هیجان انگیز و غنی است، چقدر خوب سازماندهی شده و به چه میزان از آن حمایت می شود، اگر به طور کامل در فرهنگ مدیریت عملکرد شرکت تلفیق نشود قطعاً با شکست مواجه می گردد. این  مسئله در اکثر استراتژیهای قدردانی و تشکر نادیده گرفته می شود. استفاده از یک سیستم گزارش گیری مناسب و یک تیم قوی برای مدیریت اطلاعات موجب می شود که برنامه ها مرتبط، تازه، جالب و سودمند باقی بمانند. یک استراتژی تقدیر و تشکر زمانی آزمایش واقعی خود را پس می دهد که یک مدیر بتواند از لحاظ کمی به مدیر ارشد مالی ثابت کند که آن استراتژی در طول زمان برای شرکت سودآور است.

۵ اشتباه ذکر شده بسیار پرهزینه هستند و در اکثر شرکتها دیده می شوند، اما می توان به کمک راه حلهای زیر آنها را رفع نمود:

۱. آموزش ساده مهارتهای ارتباطی

۲. نگاه به “برنامه های استحقاقی” با یک دید باز (برنامه استحقاقی: برنامه ای برای کمک مالی به کارمندانی که نیاز مالی دارند)

اگر برنامه های تقدیر و تشکر برای مدت طولانی به حال خود رها شوند، به مرور زمان تبدیل به برنامه های استحقاقی می شوند.

اشتباهات فوق الذکر تقصیر کسی نیست، پس انگشت اشاره خود را به سوی کسی نشانه نروید. تنها تصمیم بگیرید که این مشکلات را رفع کنید، سپس جلب حمایت کرده و برنامه هایی تهیه کنید که قابل ارزیابی باشند و بهترین شیوه های استفاده از پولهای شرکت را فراهم می آورند. ابزارها و تکنولوژی امروز راه کارهایی را ارائه می کنند که ارزیابی و تجزیه و تحلیل استراتژی قدردانی و تشکر را تسهیل می نمایند.

منبع  آقای مهدی لطفی